Enquanto suítes de aplicativos como o OpenOffice.org ofereciam a opção de gravar arquivos PDF - Portable Document Format, criado pela Adobe - o Microsoft Office se limitava a gravar nos formatos tradicionais. Após o lançamento da versão 2007, a Microsoft disponibilizou um complemento para a sua suíte de aplicativos que permite exportar e gravar arquivos nos formatos PDF e XPS - XML Paper Specification, um formato da Microsoft semelhante ao PDF.
O complemento - chamado de Microsoft Office 2007 - Salvar como PDF ou XPS da Microsoft 
- torna simples e fácil a publicação de arquivos PDF, de maneira parecida com o método usado para gravar arquivos nos formatos antigos do Office. Além disso, torna desnecessário o uso e instalação de outros programas. A versão SP2 do Microsoft Office 2007 deve incluir o complemento além de integrar suporte ao formato ODF - OpenDocument.
Instalação
A instalação é simples e rápida, cinco cliques, poucos segundos: ao executar o instalador, leia a licença de uso, marque a caixa de aceitação dos termos de licença e clique em Continuar. Após a instalação do complemento, clique em OK.
Exportando arquivos para PDF
Com o documento aberto, basta clicar no botão principal com o logotipo do Office - no topo esquerdo do programa - selecionar a opção Salvar como e por fim a opção PDF ou XPS - na imagem, a quarta opção de cima para baixo.
As telas a seguir seguem o padrão da opção Salvar como, basta digitar o nome desejado e pressionar Enter, ou clicar no botão Publicar. Após a gravação o arquivo gerado é aberto automaticamente, o usuário pode então conferir o resultado.
Em alguns dos programas do Office é possível até preparar um e-mail com um anexo do arquivo salvo em PDF ou XPS, para isso, basta selecionar a opção Enviar por Email como Anexo em PDF dentro do menu Enviar.
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